Tag 4 - Funktion und Aufbau von Archivsystemen | Blog Bibliotheks- und Archivinformatik

Milý deníčku,

Wie geht es Dir? Ich habe oft an Dich gedacht und freue mich jetzt ein wenig Zeit mit Dir zu verbringen.

Nun. Womit soll ich beginnen? Am besten wahrscheinlich am Anfang.
Ich befinde mich zurzeit wieder in einer sehr starken und düsteren Depressionsphase. Nicht schön. Aber mach Dir bitte keine Sorgen. Ich komme schon irgendwie klar. Jedenfalls kostete es mich an diesem Morgen, wie so oft, viel Kraft aufzustehen und mich vor meinen Laptop zu setzen, um an der Vorlesung teilzunehmen. Aber ich habe es geschafft. Und das ist ein Erfolg, mag er noch so klein sein, auf den ich stolz bin. Weisst du, das ist wichtig. Denn so schwer es mir auch fällt, ich studiere, arbeite, bewältige mehr oder weniger gut meinen Alltag. Das darf und soll ich anerkennen. Aber ich schweife ab. Darum geht es gar nicht. Ich wollte Dir ja eigentlich nur sagen, dass ich es schon mal geschafft hatte regulär an der Vorlesung teilzunehmen.

Dieses Mal war es eine besondere Lehreinheit. Wir hatten nämlich (virtuellen) Besuch. Frau Charlotte Frauchiger und Frau Selina Hodel von der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) hielten ein Gastreferat. Frau Frauchiger ist die Leiterin des Teams eRessourcen an der Bibliothek der FHNW und Frau Hodel ist dort im Team Systembibliothekarin. In ihrem Vortrag ging es um das Bibliothekssystem ALMA. Ich möchte Dir gerne davon erzählen.

Für mich war und ist dieser Einblick, der uns geboten wurde, aus verschiedenen Gründen sehr wertvoll. Einerseits möchte ich nach meinem Abschluss in einer Bibliothek arbeiten und ich weiss, dass viele Bibliotheken in der Schweiz mit ALMA arbeiten. So kann ich bereits einen ersten Eindruck davon gewinnen. Ausserdem ist ALMA der Nachfolger des Systems ALEPH.
Ich habe in meinem Vorpraktikum auf das Studium mit dem System NetBiblio gearbeitet, deshalb ist es doppelt spannend noch ein anderes kennenzulernen und in meinem Kopf vielleicht auch Vergleiche zu ziehen: was ist ähnlich, was kommt mir bekannt vor, was ist anders/neu und so weiter. Frau Frauchiger gab uns zu Beginn ein wenig Theorie und Erklärungen über ALMA, Swisscovery (SLSP) und die Primo Topologie. So wie das allgemein aber auch im speziellen bei Ihnen in der Bibliothek funktioniert. Wir haben ein kleines Schaubild sowohl zur ALMA als auch Primo Topologie zu sehen bekommen, das ich Dir gerne zeigen möchte (ohne weitere Anmerkungen):

Quelle: Folien der Gastdozierenden

Im zweiten Teil bekamen wir durch Frau Hodel eine Live Demonstartion von ALMA. Sowas finde ich jeweils besonders wertvoll. Theorie ist super, aber zu sehen, wie es “in Echt” aussieht, das ist insbesondere für den späteren Arbeitsalltag und das Verständnis wirklich hilfreich.

Ich kann dir kurz zusammengefasst erzählen, wie ALMA ungefähr funktioniert:
ALMA lässt sich über den Browser öffnen. Das ermöglicht die Arbeit mit ALMA von überall. Du bist also nicht zwingend auf den Arbeitscomputer in der Bibliothek angewiesen und flexibel.
Frau Hodel zeigte natürlich auch Unterschiede zum Vorgänger ALEPH auf. Beispielsweise ist die Suche in ALMA nun viel umfänglicher.
Die Trefferliste ist ähnlich aufgebaut wie in Primo und ein Exemplar kann direkt darin bearbeitet werden. Das ist super, dass alles an einem Ort möglich ist.
Das eigene Mitarbeiterprofil kann eingesehen werden, wo auch alle Berechtigungen definiert und aufgrund derer verschiedene Menüs verfügbar sind.
Was mich erstaunt hat, ist, wie einfach Medien hinzugefügt werden können, besonders eMedien. Dazu reicht es das Buch oder die gewünschte Zeitschrift in ALMA zu suchen und bei diesem/r auf Aktivieren zu klicken - und schon ist es in der Gemeinschaftszone hinzugefügt. Da kann dann bei Bedarf direkt das Portfolio bearbeitet werden oder auch eigestellt, was den Benutzenden angezeigt werden soll.
Es ist auch möglich Datenbanken (elektronische Sammlungen) komplett zu integrieren und Benutzende könnten ebenfalls damit arbeiten.
Generell kann jede Art von Ressource in ALMA abgebildet/aktiviert/integriert werden. Das ist beeindruckend, dass es möglich ist, wirklich alles an einem einzigen Ort zu haben.

Zuletzt haben wir auch noch Einiges über die Konfiguration in ALMA erfahren; also das, was nicht auf Mitarbeiter- sondern Bibliotheksebene passiert. Bibliotheksdetails, Öffnungszeiten, Drucker, Standorte, etc. oder Thekenberechtigungen werden darunter verwaltet.
Alles, was aber z.B. Erwerbungen betrifft, wird auf IZ Ebene (Institutionszone) getätigt.

Das mit den verschiedenen Ebenen finde ich in der Tat noch ein wenig verwirrend, also wo genau kann was gemacht werden, gibt es Überschneidungen, etc.. Aber ich denke, wenn man persönlich damit konfroniert ist resp. arbeitet, ist das noch etwas klarer und wird einem von der Institution selbst auch erklärt.

So. Ich weiss, das war jetzt ziemlich “trocken”, meine Ausführungen an Dich und vielmehr eine Aufzählung. Aber mir war das wichtig. So kannst Du Dir erstens auch einen Überblick verschaffen und ich konnte alles nochmals rekapitulieren und habe die Möglichkeit, bei Dir nachzulesen, was ich über ALMA erfahren habe, wenn ich es brauche.

Ich wollte in diesem Beitrag den Fokus auf das Gastreferat setzen.
Der Vollständigkeit halber (weil ich Ordnung so liebe), sage ich Dir zum Schluss aber auch noch kurz, was in der restlichen Zeit passiert ist; jedoch nicht im Detail.
Es gab eine Einführung in ArchivesSpace. Das ist eine Open-Source-Software für Archivinformationssysteme. Mit Koha hatten wir ja bereits so ein System für eine Bibliothek kennengelernt. Ich finde es super, dass wir jetzt das Gleiche auch für ein Archiv machen.
In Teilgruppen haben wir an den Grundkonfigurationen gearbeitet. Ich muss da noch etwas weitermachen. Denn besonders wenn man sich nicht auskennt mit so Systemen, braucht das Zeit und viel Überlegung. Ich habe immer Angst, dabei etwas falsch zu machen und bin mir sehr unsicher, aber es kann ja grundsätzlich eigentlich nicht viel passieren. Im schlimmsten Fall lösche ich, was ich erstellt habe und fange von vorne an, oder?
Wie gesagt, da wir auch noch nicht so weit mit ArchivesSpace sind, hier nur kurz was dazu. Mehr darüber erfährst Du im nächsten Eintrag über die Übung, die ich mit ArchivesSpace mache. :)

Brzy se uvidíme!
tvoje Barča